• Tweet
• Email

• Tweet
• Email

A organização dos nossos ficheiros no computador é uma tarefa que deve ser executada todos os dias. No entanto, passar de um ambiente de trabalho organizado para um ambiente de trabalho completamente cheio de ícones, ficheiros e pastas desorganizadas é uma questão de minutos. A desorganização é contra-producente e pode influenciar a sua criatividade e produtividade – se você está a ter um rasgo de criatividade, uma ideia brilhante e não consegue encontrar o que precisa naquele momento, a sua motivação e vontade de continuar a trabalhar irão diminuir certamente. Para que mantenha tudo organizado e não perca a sua motivação apresentamos-lhe neste artigo Estratégias para organizar eficientemente os seus ficheiros e Ambiente de Trabalho!

APAGUE FICHEIROS DESNECESSÁRIOS

Este que é o primeiro ponto do nosso grupo de dicas, parece bastante óbvio – os ficheiros desnecessários devem ser apagados. No entanto, quantas são as vezes que se pergunta se realmente o ficheiros não irá ser necessário no futuro, e o guarda? Nestas situações, 80% são ficheiros que garantidamente não irá utilizar no futuro, e só os irá apagar se realmente chegar a essa conclusão, o que é raro. Esta situação pode ser comparada com a arrumação de uma casa –  se precisa de alguma coisa, arruma, se não precisa, deita no lixo!

A verdade é que é chato e aborrecedor fazer uma limpeza de ficheiros desnecessários no nosso computador. Ir mexer em pastas antigas que só têm lixo é uma tarefa desgastante, e é por isso que devemos agir imediatamente quando temos pela frente um novo ficheiro – é para guardar, ou lixo? Leia o seguinte ponto e saiba mais!

ACTUE IMEDIATAMENTE

Quando se depara com um novo ficheiro, actue imediatamente! Esta é a chave para manter o computador limpo e organizado desde o primeiro momento, quando se deparar com um novo ficheiro, decida e actue imediatamente – É necessário? Guarde. É lixo? apague imediatamente. É um projecto inacabado? Acabe-o! É um conjunto de ficheiros e não sabe o que fazer? Veja um a um e actue sobre eles. Este é realmente o primeiro passo para manter um computador e os seus ficheiros organizados de forma a que possa aumentar a sua produtividade e não perder tempo com certas actividades que não lhe permitem ganhar dinheiro nem outro benefício qualquer.

MINIMIZE

A quantidade de pastas que temos nos nossos arquivos de ficheiros é impressionante. Criamos pastas para tudo e para nada – quer apostar que tem imensas pastas vazias nos seus arquivos? Se você trabalha em web design certamente terá a tentação de dividir os seus ficheiros especificamente, como Logos PNG, Logos PSD, Logos AI, etc etc. Porque não fazer apenas uma pasta Logos e meter tudo lá dentro? Afinal são só logos mesmo…

A questão essencial é: minimize e não complique, evite ser demasiado especifico com os nomes das pastas, generalize. Assim saberá na mesma o que está dentro de cada pasta, e tem o bónus de ter os ficheiros logo disponíveis quando abrir a pasta, evitando estar a abrir mil e uma pastas para chegar onde quer.

DEFINA ROTINAS

A aplicação iTunes tem uma particularidade que permite renomear os ficheiros e sorteá-los pelo nome. Infelizmente no seu pc não existem apenas ficheiros de música, e é difícil definir algo nos seus ficheiros que permita serem facilmente encontrados pela busca do seu sistema operativo. Dando um exemplo, no Gmail você tem a ideologia do “não apague nada, apenas procure” e realmente funciona. Porquê? Porque todos os itens onde você vai procurar são do mesmo género – emails. É facil o buscador entrar dentro do e-mail e procurar as palavras-chave no seu conteúdo. Agora faça isso com uma imagem… em que além do nome, pouco mais tem para a identificar. Com isto chegamos a um ponto em que o vamos aconselhar a que na sua rotina de tratamento de ficheiros, defina o seu rumo, seja ele dando nomes standard aos ficheiros por tipo, seja outro qualquer – simplesmente defina sua rotina de organização e siga-a.

UTILIZE UMA DROPBOX

A Dropbox é uma ferramenta extremamente útil que permitirá organizar os seus ficheiros num sítio específico e ainda ter o bónus de os poder aceder em qualquer lado, inclusivamente no seu dispositivo móvel! Pessoalmente utilizo bastante a Dropbox para organizar tanto os ficheiros da Escola Criatividade, como outros ficheiros de outros projectos online, inclusivamente os projectos de desenvolvimento web! Desta forma tenho os ficheiros que necessito concentrados no mesmo sítio, podendo aceder a eles em qualquer lado, a qualquer hora. Dropbox tem uma conta que é gratuita, com 2GB de espaço para você organizar seus ficheiros, no entanto este espaço poder ser aumentado até 8GB convidando seus amigos para se juntar a si. Do que está à espera? Junte-se já ao DropBox!

Abraços